Slack OKM:ssä

Digitiimi on OKM:ssä oleva epävirallinen osa rakennetta, johon kuuluu muutaman osaston ICT henkisiä ja taustaisia virkamiehiä. Digitiimistä on muodostunut kevään aikana pumppu, jolle ohjataan digitalisaatioon liittyviä asioita ja kysymyksiä. Tiimin tukemia ovat omat virkamiehet, johtoporras ja erityisavustajat. Tiimi jakaa keskenään tilannetietoa kehitysprojekteista ja on muodostanut yhden huoneen seinälle tilannekuvan eri kehitystoimista. Siirrämme tilannekuvaa digitaaliseen maailmaan ja automatisoiduksi osana digipalvelutehdas kehitystä. Samainen tiimi on Digipalvelutehdas konseptin takana ja sitä ajava joukko esimiesten suosiollisella tuella.

Taustalla isompi muutostarve

OKM:ssä tapahtui organisaatiomuutos 1.8.2015 ja osana muutosta Yleissivistävän koulutuksen ja varhaiskasvatuksen osastolla (YVA) päätettiin tiimiytyä. Tiimeillä on teemat ja niistä keskitytään teeman sisälle ja sen liepeillä oleviin asioihin. Tämän tyyppistä toimintaa oli jo ilmassa aiemminkin, mutta nyt siitä tehtiin virallista. Tiimit eivät ole suljettuja. Niistä ei tehdä asetuspäätöksiä tai muuta perinteistä. Ne ovat reunoiltaan avoimia ja kuka tahansa osastolta voi kuulua yhteen tai useampaan tiimiin. Digitiimi on mallin prototyyppi sillä poikkeuksella että digitiimissä on vaikuttamassa virkamiehiä myös muilta osastoilta.

Erittäin runsas sähköpostin käyttö ja viranomaisten hukkuminen satoihin viesteihin osa sisäisiä osa ulkoisia, nosti kysymyksen voisiko tätä viestintää hoitaa toisin. Digitiimi testasi keväällä Slack ja Flowdock palveluita. Toteamus oli että Flowdock ei ainakaan vielä tuonut meille lisäarvoa, eikä maksullisuus jo pienissä käyttäjämäärissä ole sellainen. Päätimme siis kokeilla Slackiä osastolla. Saatamme siirtyä toiseen ympäristöön jos Slack ei pysty vastaamaan tarpeisiin. Tein kuitenkin laskelman esimiehelle kuluista, mitä tästä pilotista syntyy. Säästöliekillä kun mennään niin pilotointi Slackin avulla on edullisin: 0€. Alla erottelu.

Vertailussa on käytetty laskentakaavaa: 12 kuukautta * käyttäjämäärä (30) * yhden käyttäjän kustannus (€). Vertailuluvut alla ovat siis vuoden kulut palvelun käytöstä

  • Hipchat: 644€ (jäi penkomatta tarkemmin detaljit)
  • Flowdock: 966€ (5 hengen tiimi on ilmainen, mutta ei lämmitä meitä)
  • Slack: 2577€ (voi aloittaa ilman kustannuksia ja on kyseenalaista tarvitaanko maksullista palvelulisenssiä ollenkaan)

Piruuttani laskin että montako Slack työtilaa itselläni on käytössä: 13 kappaletta. Osa niistä on virkamiespohjaisia, osa public-private sekoituksia, yksi kansainvälinen (Viro-Suomi, X-Road) ja muutama kehitysprojekti. No mutta takaisin YVA:an.

Pilotti alkuun 5.10.2015 – okmyva.slack.com

Tämä testi on nyt vasta aloitettu viime perjantaina. Kerroin silloin osaston kokouksessa Slackistä ja siitä miten Digitiimi sitä käyttää. Slack tilan perustin lauantaina, viilasin asetuksia, perustin kanavat ja laitoin maanantaina tietoa siitä esimiehille. Tiimejä on kymmenkunta ja jokaisella tiimillä on oma kanava yhdessä ja samassa Slackissä (okmyva.slack.com). Kuka tahansa voi liittyä mille kanavalle haluaa. Rajoitimme pääsyn @minedu.fi päätteisen emailin omistaviin.

okmyva-slack

Lisäksi tein oman kanavan minedu.fi uutisille RSS integraation kautta. Omasta kokemuksesta nuo taustalta tulevat tiedot on fiksumpaa ohjata pois aktiivisista keskustelukanavista, muuten ne häiritsevät ja keskeyttävät. Lisäksi niihin pääsee kuitenkin käsiksi kanavaa vaihtamalla. Itse en juuri seurannut mitä meidän ministeriö julkaisee, nyt huomasin niitä seuraavani kun se oli osa muuta arkista ympäristöä eikä vaadi pomppimista toiseen paikkaan. Intrasta tulevat tiedot myös haluaisin tuonne, mutta se lienee vähän kinkkisempää siitä syystä että se on intra.

Dokumentit online palveluun

Se mikä hämmensi joitain virkamiehiä oli ymmärtää että Slack on paikka keskustella ja vaihtaa ajatuksia, ja dokumenttien tuottaminen tapahtuu muualla. Nykyään dokumentteja ei juuri kirjoiteta online ympäristöissä vaan jokainen virkamies kirjoittaa omaa versiotaan omalle koneelle. Tämä muodostuu ongelmaksi siinä vaiheessa kun kirjoittajia on enemmän kuin yksi. Dokumenttien eri versioita liitetään sähköpostiin jotka kulkevat ristiin rastiin ja on enemmän kuin todennäköistä että osa informaatiosta hukkuu tässä prosessissa. Lisäksi kulutetaan turhaa aikaa viimeistellyn dokumentin koostamiseen erillisistä dokumenteista. Seurauksena on informaation hukkumista ja ajan hukkaamista.

Näin ollen dokumenttien tuottaminen tulisi tapahtua eDuunissa.  Tiimeille tehdään eDuuni työtila,  joka voisi helpottaa dokkarien löytämistä,  joka on todettu hieman  hankalaksi tuossa geneerisessä eDuuni käytössä.  Emailissa vältetään  liitetiedostoja ja laitetaan linkki eDuuniin sen  sijaan.

  • Jokaiselle tiimille tehdään oma työtila eDuuni -ympäristöön.
  • eDuunin käyttöä dokumenttienhallinnassa edistetään osastolla tukemalla toisiamme sen käytössä ja johdon tuella.
  • Dokumentteja ei liitetä sähköpostiin ilman perusteltua syytä. Sen sijaan sähköpostissa välitetään linkki eDuuni -alustalle. Näin saavutetaan parempi tietoturva, koska dokumentit eivät ole ainakaan luettaessa itse laitteessa.

Intressi on vähentää sähköpostin käyttämistä jonain hopealuotina ja ratkaisuna kaikkeen. Epäluuloa on ja sitä pitää nyt lähteä poistamaan saamalla lisää osaston virkamiehiä mukaan.

Opastusta ja rohkaisua

Ajatus on pitää porukalle 1-2 tunnin sessiota, joissa kerron näyttämällä miten slack toimii ja miten sitä voi käyttää. Aika näyttää miten käy. Uskon että kunhan tuo porukka pääsee Slackin makuun niin tämä okmyva.slack.com ei jää viimeiseksi vaan kohta useammalla on useita työtiloja, joiden jäsenet ovat eri ministeriöistä, virastoista ja myös muilta sektoreilta. Lähdetään liikkeelle pienesti ja katsotaan mihin päädytään.

Mainokset

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s