Digitiimi – opastusta ja ohjausta

OKM_logoOKM:n yleissivistävän koulutuksen ja varhaiskasvatuksen johto (Pirhonen) ymmärsi, ehkä vuosi pari sitten, että pelkkä pedagoginen ja juridinen osaaminen ei auta digitalisaatiossa. Hän lähti aktiivisesti rakentamaan ”digitiimiä”.

Tiimi on jatkumo ”pilviväylä” tiimille, jonka voidaan nähdä hajonneen maaliskuussa 2015 kun EduCloud Alliance (ECA) johto siirtyi minulta Hurmolan Jussille. OKM pysyi ja on edelleen ECA:n strateginen jäsen, mutta suunnitellusti siirryimme pöydän sivulle ja annoimme yksityiselle sektorille lisää tilaa ja vastuuta.

Syntymäpäivä 1.4.2015

Näin ollen jos joku päivämäärä pitää laittaa digitiimin synnylle niin olkoon se sitten vaikka 1.4.2015. Digitiimi ei aluksi ollut virallinen osa organisaatiota, emme näkyneet kaaviokuvissa. No, emme me näy nytkään. Kuitenkin syksyllä 2015 YVA on järjestäytynyt uudelleen. Lähtökohtana on ollut avoimet tiimit, joihin henkilöstö voi liittyä; olla mukana siellä mikä omaan toimenkuvaan liittyy parhaiten eri hetkillä. Tiimit ovat lähtökohtaisesti kaikille avoimia, muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta.

Osa osaston uutta toimintatapaa

Digitiimi (toiselta nimeltään ”digitalisaatio”) on avoin tiimi. Pidämme viikoittaisen palaverin, jossa käydään läpi kaikki keskeiset ICT hankkeet ja ajatukset. Mukana on välillä toistenkin osastojen edustajia, mutta pääsääntöisesti YVA:n omaa väkeä. On toki myönnettävä, että kovin suurta ryntäystä ei ole tiimin viikkopalavereihin syntynyt. Pääsääntöisesti olemme kokoontuneet kolmen virkamiehen voimin. Toisaalta tiimijattelu on vasta nyt konkretiroitumassa YVA:lla. Saa nähdä, josko ne pedagogit ja juristit joskus tulisi digihuoliensa ja murheidensa kanssa mukaan.

Kaikkien osallistuminen viikoittaiseen palaveriin digiasioissa olisi aika overkill. Tästä syystä ilmoitin viime viikolla YVA:n henkilöstölle, että pidämme ”isomman” viikkopalaverin joka kuun ensimmäinen tiistai. Toisin sanoen, viikosta toiseen pikku porukalla pidämme rullat liikkeessä ja kerran kuussa katsotaan asioita isommasta kiikarista.

”Mini-18f”

18fTätä juttua pyörittäessä ajattelin ensin että sanoisin digitiimin olevan mini-18F (Obaman diginyrkki), mutta aika kaukana siitä vielä ollaan. Samoja elementtejä löytyy, mutta skouppi on toinen. Mikään tietoinen valinta ei ole ollut että tehdään ”mini-18f”, vaan enemmän kyse on sattumasta että tehdään jotain samantyyppistä. Lisäksi paljon on otettu oppia brittien digitoiminnasta.

Mitä me sitten teemme?

Digitiimi on ongelmien ratkaisija.

Vastuullamme on muutama palvelukehitysprojekti, joissa ratkotaan kentältä esiinnousseita ongelmia. Yksi niistä projekteista on MPASS, eli ns heikkojen tunnistusvälineiden kertakirjautumisjärjestelmä, joka jalkautetaan 2016 keväällä peruskoulukenttään. Tässä on paljon samaa Obaman porukan kanssa. Toisaalta johdamme myös oman toimialan sisäisiä tarpeita vastaavien palvelujen kehitystä.

Yksi esimerkki on VARES, varhaiskasvatuksen tietorekisteri. Se tulee sisältämään muun muassa erilaista läsnäolotietoa päiväkodeista ja niiden henkilökunnasta. Tietovaranto liitetään osaksi kansallista palveluväylää joko omana tietovarantona tai osana suurempaa kokonaisuutta. Aika näyttää kumpi toteutuu.

Menetelminä käytämme 90 päivän kehityssääntöä, joka määrittää että 90 päivän toteutuksen jälkeen pitää olla jotain kokeiltavaa ja konkreettista. Sen pohjalta tehdään jatkosuunnitelma. Emme tee itse vaan toteutus ostopalveluna.

Digitiimi etsii ja kehittää uusia toimintatapoja – ja menetelmiä.

Digipalvelutehdas on esimerkki tästä toiminnasta. Yksi tehtävämme on etsiä ja kehittää uusia toimintatapoja liittyen toimialan kehittämiseen. Jotta emme tee jotain erillistä suhteessa muuhun valtionhallintoon, olemme aina näissäkin asioissa tiiviissä yhteistyössä muun muassa JulkICT:n ja VM:n kanssa. Myös tässä limittyy Obaman porukan toiminnan kanssa.

Lisäksi kehitämme osaston omaa toimintaa. Yksi esimerkki tästä on Slack ympäristön koekäyttö osana tiimien rakentumista. Digitiimille Slack ympäristöt ja sosiaalinen media ovat default tapa viestiä sisäisesti ja sidosryhmien kanssa. Iso osa toimintaamme on olla jatkuvassa dialogissa yksityisen sektorin kanssa.

Digitiimi tekee strategisen tason linjausesityksiä johdolle.

Olemme laatineet ”digitalisaatiostrategian” YVA:n tuleville vuosille. Kyseessä ei ole mikään manifesti tai perinteinen strategia, joka julkaistaan juhlavana ja kauniisti taitettuna. Se on enemmänkin koko ajan elävä dokumentti jota muokataan ja täydennetään sekä tarkastellaan johdon kanssa tasaisin väliajoin. Lisäksi dokumentti ei ole pelkkä julistus vaan sisältää jossain määrin myös operatiivisia toimenpiteitä ja ehdotuksia.

Osaston oman johdon lisäksi meidät kutsutaan välillä ministerin luokse tai hänen vetämiin kokouksiin esittämään näkemyksiä digiasioissa. Tämä on luontevaa, koska vaikka erityisasiantuntijat ovat monilahjakkuuksia, ei heillä voi olla kaikkien asioiden asiantuntemusta. Digitiimi tuo palettiin mukaan ICT –alan osaamisen ja tietotaidon.

Mainokset

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s